Cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp
1. Tiêu đề email
Bằng một tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng, nhà tuyển dụng hiểu được mục đích chính của email là xác nhận thư mời phỏng vấn và ấn tượng trước sự sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn của ứng viên.
Hãy ghi rõ tên vị trí phỏng vấn, họ và tên trong tiêu đề email. Nhờ đó, nhà tuyển dụng có thể phân loại email dễ dàng. Một vài trường hợp đáng tiếc không có tiêu đề email rõ ràng bị nhà tuyển dụng thẳng tay chuyển vào mục spam.
| Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt | Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh |
|---|---|
| Xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên Content Marketing – Lê Văn A. Email xác nhận tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Content Marketing – Lê Văn B. |
Interview Confirmation: Content Marketing – Le Van A. |
2. Lời chào thư xác nhận tham gia phỏng vấn
Bất cứ email nào cũng cần có lời chào trước khi đề cập đến nội dung chính. Một lời chào lịch sự, ngắn gọn và đúng tên nhà tuyển dụng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Điều này sẽ gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng rằng bạn quan tâm đến mọi thông tin tuyển dụng, bao gồm tên và chức danh nhà tuyển dụng.
Nếu chưa biết chính xác thông tin nhà tuyển dụng, bạn có thể sử dụng mẫu chào hỏi: Dear + [Tên công ty]
| Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt | Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh | |
|---|---|---|
| Cấu trúc lời chào khi biết rõ tên và chức danh nhà tuyển dụng | Kính gửi Ông/Bà hoặc Anh/Chị + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty]. | Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty]. |
| Cấu trúc lời chào khi chưa biết chính xác thông tin nhà tuyển dụng | Kính gửi + [Tên công ty]. | Dear + [Tên công ty] |
3. Lời cảm ơn nhà tuyển dụng
Lời cảm ơn là nội dung cần phải có trong thư. Giữa hàng ngàn CV khác, nhà tuyển dụng vẫn quyết định chọn bạn, hãy thể hiện sự trân trọng cơ hội mà nhà tuyển dụng dành cho bạn. Cùng với lời cảm ơn, đừng quên thể hiện sự hào hứng khi tham gia buổi phỏng vấn sắp tới.
| Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt | Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh |
|---|---|
| Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn về lời mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Content Marketing mà quý công ty dành cho tôi. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty vì lời mời tham gia buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Content Marketing. Tôi rất vui mừng khi có cơ hội tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Content Marketing mà quý công ty đã trao cho tôi. |
Thank you for the invitation to interview for the … position. Thank you for your invitation to interview with … Company I would like to thank you for your consideration for my application for the position of Thank you for the opportunity… |
4. Xác nhận thời gian tham gia phỏng vấn
Trọng tâm của thư là xác nhận thời gian thời gian và địa điểm tham gia phỏng vấn nếu phù hợp với thông tin phía công ty đưa ra. Trong trường hợp bạn không thể tham gia theo thời gian công ty đưa ra, hãy nêu lý do cụ thể và đề xuất thời gian phù hợp. Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian phỏng vấn cụ thể, hãy đề xuất 1 hoặc 2 thời điểm thuận tiện nhất để trao đổi với nhà tuyển dụng.
| Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt | Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh |
|---|---|
| Tôi xác nhận tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian quý công ty đã sắp xếp vào lúc…. ngày….. tại….. Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn của quý công ty, tuy nhiên do có việc đột xuất nên tôi chưa thể tham gia buổi phỏng vấn theo thời gian mà quý công ty đã đưa ra. Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này và mong quý công ty có thể tạo điều kiện, hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào lúc…. ngày…. sang lúc…. ngày ….. tại….. để tôi có cơ hội trình bày kỹ năng và kinh nghiệm của mình. |
I’m writing to confirm the interview details at … on …at …. I would like to interview you at … on …at …. I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with … on (date) at (time) in (location). I am delighted to have received the interview invitation from your esteemed company. However, due to an unexpected matter, I am unable to attend the interview at the scheduled time. I apologize for this inconvenience and hope that the company could consider rescheduling the interview from [original date] to [proposed date] at [proposed time] at [proposed location]. This would provide me with the opportunity to present my skills and experience. |
5. Đưa ra yêu cầu hoặc thắc mắc cần thiết
Trong thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường cung cấp các thông tin về buổi phỏng vấn như:
- Vị trí công việc phỏng vấn.
- Thời gian và địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn.
- Hình thức phỏng vấn
- Họ tên, chức danh và số điện thoại của người phỏng vấn.
- …
Nếu thư mời phỏng vấn không có các thông tin này, hãy hỏi lại trong thư và trao đổi kỹ lưỡng với nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, các bạn có thể đưa ra các câu hỏi về hồ sơ xin việc, trang phục hoặc các tài liệu cần mang đến buổi phỏng vấn,…
6. Kết thúc email thư xác nhận phỏng vấn
Trước khi kết thư, bạn nên thể hiện bản thân sẽ tham dự buổi phỏng vấn đúng giờ. Sau đó, hãy kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào trân trọng mong sớm gặp lại. Bạn có thể đính kèm chữ kỹ và thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng liên hệ kịp thời khi có bất kỳ thay đổi cần thiết. Lời cảm ơn ở cuối thư sẽ giúp bạn thể hiện sự hào hứng, vui mừng đối với buổi phỏng vấn sắp diễn ra.
| Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt | Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh |
|---|---|
| “Một lần nữa xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại anh/chị trong buổi phỏng vấn vào lúc… ngày…. tại….! Trân trọng! |
I look forward to hearing from you. |
Bỏ túi 5 mẫu thư xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn
Mẫu thư 1
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhà tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty],
Tôi rất vui khi nhận được email mời tham gia phỏng vấn từ Anh/Chị [Tên người nhà tuyển dụng] và xin gửi lời cảm ơn chân thành về cơ hội này. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm].
Tôi rất háo hức được gặp Anh/Chị [Tên người nhà tuyển dụng] và thảo luận về vị trí ứng tuyển. Nếu Anh/Chị cần thêm thông tin hoặc tài liệu nào trong buổi phỏng vấn, xin vui lòng thông báo trước để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất.
Kính chúc Anh/Chị một ngày tốt lành!
Trân trọng,
[Ký tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu thư 2
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Quý Công ty],
Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ Quý Công ty và xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm].
Tôi rất mong được gặp Quý Công ty và cung cấp thêm các thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng của mình đối với [vị trí] mà Quý công ty đang tìm kiếm. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng thông báo trước để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất.
Trân trọng,
[Ký tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu thư 3
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi Ông/Bà [Tên người nhà tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].
Cảm ơn sự quan tâm và thư mời phỏng vấn của Ông/Bà cho vị trí [Tên Vị Trí] tại [Tên Công Ty]. Tôi rất vui mừng và háo hức về cơ hội tham gia buổi phỏng vấn.
Tôi xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm] theo lịch đã được thông báo. Tôi rất mong được gặp Ông/Bà để chia sẻ thêm về kinh nghiệm, kỹ năng và sự cam kết của tôi đối với vị trí này.
Nếu có bất kỳ thông tin hoặc hướng dẫn nào khác, xin vui lòng thông báo trước để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất.
Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn cơ hội này và mong sớm được gặp gỡ Ông/Bà sớm nhất.
Trân trọng,
[Ký tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu thư bằng tiếng Anh 1
Subject: Interview Confirmation – ……
Dear …,
I’m very grateful to receive the invitation letter from your company. Thank you so much for giving me the opportunity to join the interview for the … position.
Therefore, I’m writing to confirm that I am going to the interview on (date) at (time) in (location).
Once again, sincerely thank you!
Best regards!
…
Mẫu thư bằng tiếng Anh 2
Subject: Interview Confirmation
Dear…,
I am delighted to have received the interview invitation from [Company Name] for the [Position Name]. I appreciate this opportunity and confirm my participation in the interview on (date) at (time) in (location).
I have noted the information and will make every effort to be there on time. If there are any additional instructions or requirements, please let me know in advance.
I look forward to the upcoming meeting as an excellent opportunity to discuss further about the prospect of working together at [Company Name]. Thank you sincerely, and I hope to meet you soon.
Best regards,
Kết luận
Thư xác nhận phỏng vấn không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Hãy nhớ rằng mỗi chi tiết nhỏ trong thư xác nhận đều có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của bạn. Hy vọng cách viết thư mà Goodjob Việt Nam chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tuyển dụng, giúp bạn tự tin và chuyên nghiệp hơn trong mọi cuộc phỏng vấn.