Thư ký phòng thi công

Công ty CP Vin Brains
Ngày đăng: 28/02/2022

27/4-6 Kinh Dương Vương, P.12, Q.6

Hết hạn nộp hồ sơ Lưu việc làm Gửi Email

Thông tin tuyển dụng
Thông tin công ty
Nộp hồ sơ

Mô tả công việc

1. Hỗ trợ Quản lý chung
- Nhận dự án được giao từ Trưởng phòng/Phó phòng TC
- Tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu của phòng TC và quy định của công ty.
- Hỗ trợ cho Trưởng phòng/Phó phòng TC lập kế hoạch, triển khai và giám sát các dự án được giao, sao cho đảm bảo được chất lượng và tiến độ như đã cam kết trong hợp đồng giữa công ty và khách hàng.
- Hỗ trợ và tạo điều kiện cho các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất có thể (Các thành viên trong dự án: Chỉ Huy Trưởng, Nhóm Trưởng, Công Nhân hoặc Thầu Phụ nếu có).
- Hỗ trợ cho Trưởng phòng/Phó phòng TC hoặc Chỉ huy trưởng làm việc với khách hàng giải quyết các công việc liên quan đến dự án do mình quản lý.
- Báo cáo lên cấp trên các sự cố, những nguy cơ, rủi ro do chủ quan hay khách quan làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và tài chính của dự án.
- Báo cáo các thông tin dự án theo đúng quy định của công ty đã ban hành.
- Cập nhập thường xuyên chi phí của dự án và báo cáo về công ty.
- Bàn giao các hồ sơ đến các phòng ban liên quan, khi dự án kết thúc.
- Tổng kết lợi nhuận và đề xuất khen thưởng cho các thành viên trong dự án.
- Tuân thủ tuyệt đối các quy trình của công ty đã ban hành.
- Bàn giao đầy đủ các thông tin dự án do mình quản lý cho người tiếp nhận, khi được luân chuyển công tác hay nghỉ việc.
- Động viên khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách/Nội quy/Quy định/Quy trình/Quy chế của Công ty, đảm bảo các hoạt động của bộ phận được thực hiện theo Nội quy/Quy định/Quy trình/Quy chế được duyệt.
- Phát huy tinh thần đồng đội, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ và mục tiêu của bộ phận.
- Thông báo, truyền đạt những quy định, yêu cầu của Trưởng phòng/Phó phòng TC và Ban Tổng Giám đốc đến nhân viên của bộ phận.
- Đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý thông tin Khách hàng, soạn thảo văn bản chính xác, chăm sóc khách hàng hiệu quả.
2. Công tác liên quan Quản lý thi công
- Thực hiện các công việc hỗ trợ cho Trưởng phòng/Phó phòng TC liên quan đến việc thi công công trình.
- Phối hợp với Bộ phận Presales và Kinh doanh kiểm tra dự toán Dự án lắp đặt mới: Tiền công, số lượng công, gói vật tư phụ/tiến độ thi công theo thỏa thuận Hợp đồng.
- Liên hệ với khách hàng làm các thủ tục pháp lý, hồ sơ để đội thi công vào công trình: Danh sách đăng ký thi công, bằng cấp, CMND/CCCD, chứng chỉ an toàn, quyết định bổ nhiệm ban chỉ huy công trình, thẻ đeo...
- Phối hợp với Phòng Hành chính Nhân sự để mua bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm công trình.
- Thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện công việc của Phòng TC tại từng công trình và thông báo cho Kinh doanh phụ trách Dự án nắm tiến độ.
- Theo dõi, tổng hợp nhân công các công trình báo Trưởng phòng TC hàng tuần (tránh vượt dự toán).
- Dự trù tạm ứng, kiểm tra chi phí công trình: Phòng Quản lý Thi công + IT + Presales và nhập thành file theo dõi và gửi các bộ phận liên quan xác nhận.
- Đối chiếu tạm ứng với Thi công và Kế toán hàng tháng hoặc từng công trình.
- Kiểm tra nhân công theo Hợp đồng so với thực tế thanh toán (vượt/ không vượt)-> Presales ký nháy-> kế toán kiểm tra.
- Kiểm tra, nhắc nhở Nhân viên Phòng TC ghi đầy đủ thông tin và xác nhận của Khách hàng vào Phiếu điều chuyển công tác khi thực hiện công trình.
- Theo dõi chi phí vật tư phụ toàn bộ công trình -> xác nhận trước khi trình duyệt.
- Hỗ trợ các đơn hàng lắp đặt mới do Phòng TC trực tiếp bán cho Khách hàng: Đặt hàng, xuất hàng, nghiệm thu, xuất hóa đơn.
- Lập hợp đồng, kiểm tra giá thuê khoán sau khi Trưởng phòng TC và presales chốt giá khoán, theo dõi thanh toán thuê khoán theo tiến độ thỏa thuận.
- Chấm công công trình lắp mới: Thi công + IT-> tổng hợp cuối công trình->kế toán tính lãi, lỗ.
- Hỗ trợ Trưởng phòng TC kiểm tra thông tin lắp mới, cài đặt/ bảo hành các Hợp đồng cung cấp hàng hóa có gói T&C hoặc báo giá khắc phục lỗi phần mềm-> xuất hóa đơn.
- Thực hiện các thủ tục đề xuất mua vật tư, hàng hóa cho từng công trình theo quy trình mua hàng của Công ty.
- Phụ trách tiếp nhận thông tin: Bảo hành, bảo trì, sửa chữa (báo giá, Hợp đồng, hóa đơn, công nợ) các khách hàng dự án khác và khách lẻ ngoài khách hàng chuỗi.
- Thường xuyên kiểm tra mail, viber, zalo tiếp nhận thông tin, cập nhật tiến độ công việc, ghi nhận giờ check in/out tại công trình từ đội Thi công để kịp thời hổ trợ, có phương án xử lý.
- Tổng kết doanh thu bán linh kiện, vật tư, thiết bị… và tính hoa hồng của Phòng TC
- Hỗ trợ, hướng dẫn đội thi công thực hiện các thủ tục thanh toán thi công.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán cho phòng TC
- Lưu trữ hồ sơ của phòng TC theo quy định.
- Thực hiện các thủ tục thi công và thanh toán theo quy định của Công ty.
- Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.
- Tham gia các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng TC và Ban Tổng Giám đốc phân công

Yêu cầu ứng viên

1. Giới tính: Nam/Nữ
2. Trình độ, chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
3. Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.
- Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình.
4. Ngoại ngữ: Không yêu cầu
5. Vi tính: Tin học văn phòng
6. Kinh nghiệm: Ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm Thư ký dự án