Tuyển dụng nhân sự không theo một quy trình hay kế hoạch cụ thể sẽ làm tốn rất nhiều thời gian và ngân sách của doanh nghiệp và thậm chí đôi khi, lại không thu về kết quả như mong muốn.
Để tuyển được những người phù hợp nhất, quy trình tuyển dụng nhân sự cần rõ ràng và những kinh nghiệm tuyển dụng sau đây sẽ giúp các nhà nhân sự có cái nhìn thông suốt hơn và đạt hiệu quả cao hơn trong mỗi lần tìm kiếm nguồn nhân lực.
1. Cân nhắc kỹ trước khi quyết định tuyển dụng nhân sự
Bước đầu tiên trước khi tuyển dụng nhân sự là cần phải trả lời những câu hỏi sau để xác định rõ mục tiêu tuyển dụng:
a) Tuyển nhân sự cho công việc gì?
Nếu bạn không biết mình tuyển dụng nhân sự cho công việc gì hoặc vị trí nào thì bạn cần hỏi người có thể đưa ra quyết định tuyển dụng và bạn chỉ cần thực hiện theo yêu cầu đó.
b) Tuyển nhân sự để thay thế vị trí đang trống?
Trong nhiều trường hợp, trao cho những người khác cùng công ty một cơ hội thăng tiến cũng là điều tốt cho công ty, nếu không có người phù hợp thì hãy thực hiện tuyển dụng nhân sự.
c) Tuyển dụng nhân sự cho khối lượng công việc nhiều hơn ở tương lai?
Xác định được khối lượng công việc trong tương lai sẽ giúp cho bạn có đủ nguồn nhân lực, tránh được những chi phí không cần thiết về nhân sự (VD tuyển đủ người thay vì dư người).
d) Tuyển nhân sự cho một đầu việc mới?
Việc này sẽ giúp cho bạn xác định cần người trẻ hay những người có kinh nghiệm và có đào tạo cho họ hay không.
e) Số lượng người cần tuyển?
Việc này không hề dễ vì cần dựa theo khối lượng công việc hiện tại và tương lai.
f) Bạn có cần tuyển nhân sự gấp hay là không?
Tuyển gấp là một sai lầm trong tuyển dụng nhân sự, một là may mắn tìm được người phù hợp, hai là bạn sẽ trả giá đắt mất chi phí, thời gian của bạn và của ứng viên khi không tìm sai người tồi tệ hơn nữa là phần chi phí bỏ ra để giải quyết những hậu quả mà những nhân viên không phù hợp mang lại. Vì vậy: thà là không tuyển còn hơn tuyển nhầm.
g) Thời hạn và mục tiêu tuyển dụng nhân sự?
Công tác tuyển dụng nhân sự không phải một sớm một chiều là có kết quả tốt, cũng không có nghĩa là đổ thời gian vô tận để tuyển vị trí nào đó, bạn phải có mục tiêu rõ ràng, khi đó, bạn tôn trọng mục tiêu và bạn sẽ biết lúc nào dừng lại.
h) Giới hạn chi phí cho tuyển dụng nhân sự lần này là bao nhiêu?
Chi phí tuyển dụng nhân sự là tối thiểu nhưng hiệu quả tuyển dụng là tối đa. Những người có kinh nghiệm tuyển dụng là những người hoàn thành chỉ tiêu tìm đúng người với mức lương phù hợp.
i) Những người tham gia quá trình tuyển dụng nhân sự? Và liệu họ có thời gian tham gia phỏng vấn hay không?
Người chuyên làm công tác tuyển dụng thường không rành về chuyên môn do phải tuyển nhân sự cho nhiều vị trí, do đó cần kết hợp với nhiều người liên quan khác. Những người đó có chuyên môn nhận biết ứng viên có đủ kỹ năng, kinh nghiệm làm việc hay không và quan trọng, họ mới chính là người làm việc trực tiếp với ứng viên trong tương lai.
Nếu họ cảm thấy ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển thì cũng có khả năng cao là họ sẽ hợp tác tốt với nhau. Vì vậy cần chắc chắn rằng họ có đủ thời gian cho việc phỏng vấn và đánh giá các ứng viên.
2. Xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển
Để tuyển được một ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển, là một nhà tuyển dụng, bạn cần liệt kê được điều mà bạn mong muốn ở một ứng viên là gì?
Và cần phân biệt rõ yếu tố nào ứng viên bắt buộc phải có và những yếu tố nào sẽ là lợi thế nếu ứng viên có. Để làm tốt việc này thì nhà tuyển dụng và người phụ trách có chuyên môn cần phải thống nhất lại với nhau trước khi phỏng vấn ứng viên.
Ví dụ yêu cầu bắt buộc:
• Trình độ chuyên môn
• Số năm kinh nghiệm
• Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
• Khả năng chịu được áp lực trong công việc
• Kỹ năng quản lý công việc và quản lý thời gian
Ví dụ yêu cầu bổ trợ:
• Khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm
• Kỹ năng hỗ trợ liên quan đến kỹ năng chính
• Khả năng sáng tạo
• Khả năng tự học hỏi
• Khả năng trình bày, báo cáo
• Khả năng ngoại ngữ
Chú ý liệt kê vừa đủ, không quá dài, khắt khe hoặc quá ngắn, ai cũng có thể đáp ứng.
3. Mô tả công việc ở vị trí cần tuyển
Trước khi tuyển dụng, bạn nên trao đổi với người phụ trách có chuyên môn và ghi lại cẩn thận những công việc tại vị trí đang tuyển dụng nhân sự và mong muốn của người phụ trách chuyên môn đối với ứng viên cho vị trí đó.
Tổng hợp lại thành một bản mô tả công việc (job details) ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu và đúng với vị trí đó hiện tại.
4. Cách viết một tin tuyển dụng nổi bật
a. Tiêu đề
Hãy tự đặt bản thân vào vị trí của người đi tìm việc và tự hỏi “mình tìm công việc gì?”. Sau đó, hãy dùng kinh nghiệm tuyển dụng của mình viết ra 3 cái tên mà bạn thấy ấn tượng và đưa cho người có chuyên môn chọn lựa vì tên công việc có thể thay đổi theo thời gian và những người hoạt động chuyên ngành sẽ hiểu rõ nhất.
Nếu có thể, bạn nên đặt khoảng lương ngay sau tiêu đề (từ A1-A2 tr)
Ứng viên chưa cần đến 3 giây để lướt qua tin tuyển dụng vì vậy hãy xây dựng một tiêu đề ấn tượng mạnh với họ.
b. Mô tả công việc
Mô tả công việc cũng là một yếu tố quyết định xem người tìm việc có đọc tiếp tin tuyển dụng nhân sự của bạn hay không vì vậy hãy viết job details thật rõ ràng mà ấn tượng.
Điều quan trọng trong bản mô tả công việc là:
• Ngắn gọn
• Đầy đủ
• Mô tả chính xác công việc và trách nhiệm mà ứng viên sẽ làm thực tế
• Thể hiện bằng những gạch đầu dòng
c. Kỹ năng yêu cầu
Chỉ cần liệt kê ngắn gọn nhất có thể, liệt kê đủ. Không liệt kê dông dài hoặc không đúng tính chất công việc. Nên nhớ, kỹ năng càng nhiều, ứng viên càng yêu cầu chi phí lương cao.
Mỗi yêu cầu khi tuyển dụng chỉ nên thể hiện bằng một gạch đầu dòng, súc tích và đủ nghĩa. Các yêu cầu đưa ra cần phù hợp với vị trí cần tuyển, bạn không thể yêu cầu kỹ năng lãnh đạo cho các vị trí ứng tuyển là nhân viên được.
d. Mức lương
Tránh ghi:
• Lương thỏa thuận
• Lương cạnh tranh
• Lương theo năng lực
• Lương lên tới A
• Lương từ A
Kỹ năng tuyển dụng này cần để ý nhất vì người đi tìm việc luôn muốn biết cụ thể, rõ ràng ở vị trí công việc này thì tôi có khả năng nhận được mức lương bao nhiêu? Do đó cách tốt nhất là định khoảng lương bằng con số cụ thể mà công ty có thể trả: mức A cho đến A2, ghi rõ đó là lương NET hay GROSS.
Nếu mức lương công ty tương đối như mức lương trên thị trường hiện tại, thì bạn có thể nâng lên để hấp dẫn được ứng viên, hoặc giữ nguyên nếu bạn có những phúc lợi hấp dẫn khác.
Trường hợp mức lương công ty bạn thấp hơn mức thị trường hiện tại, thì dành một phần chi phí tuyển dụng để giữ những nhân viên tài năng gắn bó với công ty là giải pháp tốt hơn, phần chi phí còn lại, hãy dùng kỹ năng tuyển dụng của bạn để tuyển những ứng viên chưa có kinh nghiệm, nhưng khả năng học hỏi tốt.
e. Phúc lợi
Những phúc lợi hấp dẫn các ứng viên ứng tuyển là:
- Thưởng ít nhất bao nhiêu tháng / năm
- Đánh giá tăng lương mấy lần trong năm (ít nhất mấy lần?)
- Du lịch nước ngoài hàng năm
- Du lịch hàng năm
- Bảo hiểm (bao nhiêu?)
- Hỗ trợ chi phí cho việc học
- Hỗ trợ thiết bị phục vụ công việc: Laptop, điện thoại, máy tính bảng, ...
- Tham gia đào tạo nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng công việc (Ghi rõ đào tạo gì)
Hãy ghi những gì mà doanh nghiệp thật sự đáp ứng được, đừng cố ghi nhiều chỉ để thu hút ứng viên, điều đó chỉ mang lại tiếng xấu cho doanh nghiệp bạn sau này.
f. Thông tin công ty
Ghi rõ:
- Tên Công ty
- Địa chỉ, cần là địa chỉ tìm kiếm được trên Google Map? Tốt hơn có thể kèm đường link tới Google Map (đây là kỹ năng tuyển dụng khiến ứng viên có ấn tượng tốt với công ty, doanh nghiệp)
- Trang web của công ty
- Mạng xã hội của công ty
- Thông tin khác: Ghi tóm lược hết mức có thể
g. Thông tin liên hệ
Ghi rõ người, phương thức liên hệ
5. Tìm kiếm ứng viên từ mọi nguồn
Kỹ năng tuyển dụng này rất quan trọng vì là kỹ năng để tiếp cận được nhiều ứng viên tài năng:
- Đăng tin tuyển dụng nhân sự lên những trang web tuyển dụng miễn phí, thường là những bên muốn giới thiệu dịch vụ của họ cho khách hàng mới. Hãy liên hệ tới những trang web tuyển dụng nào mà bạn chưa từng đăng ký tuyển trên đó, và yêu cầu hỗ trợ dùng thử miễn phí, tuy nhiên bạn cũng cần chuẩn bị trước các thông tin cần thiết ở phần 4 để tiện lợi và tiết kiệm thời gian cho cả đôi bên.
- Tìm kiếm từ nguồn lực trong công ty, một nhân viên nào đó có thể làm tốt vị trí cấp cao hơn đang trống, hãy trao cho họ cơ hội cơ hội thử sức.
- Từ mối quan hệ của tất cả nhân viên trong công ty, nhân viên là người hiểu rõ công ty, tốt cho công ty là tốt cho họ. Hãy đưa cho những nhân viên bạn tin tưởng mô tả công việc và nhờ họ giới thiệu người, đây là một nguồn lực khá lớn.
- Tìm kiếm từ mạng xã hội bởi vì độ lan truyền từ mạng xã hội rất mạnh mẽ. Và lúc này bạn cần có một trang chuyên về tuyển dụng hoặc thông tin tuyển dụng được đăng tải từ trang mạng xã hội chính thống của công ty.
- Quảng cáo từ mạng xã hội, đây là cách bạn nên thử, vì tính chất quảng cáo của mạng xã hội là theo hành vi người dùng. Tuy nhiên nó mất phí.
- Hệ thống các trường học và trung tâm đào tạo. Nhà tuyển dụng có kinh nghiệm tuyển dụng sẽ nghĩ tới nguồn này trước tiên vì nó dồi dào và chất lượng.
- Tìm kiếm từ những website tuyển dụng có phí miễn phí hoặc có phí
- Tìm kiếm từ những công ty chuyên giới thiệu ứng viên.
- Đăng tin trên báo giấy.
- Không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để có thể tiếp cận với các ứng viên tiềm năng.
6. Kiểm tra thật kỹ hồ sơ xin việc
Việc đọc hồ sơ xin việc là công việc nhàm chán và mất thời gian. Đặc biệt là khi gặp phải những mẫu CV xin việc viết sẵn theo các mẫu CV có trên mạng hoặc các mẫu CV không chứa nhiều thông tin liên quan đến vị trí công việc mà nhà tuyển dụng đang cần tuyển.
Tuy nhiên, một người có kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự không hề coi nhẹ công việc này. Bạn cần cho những nhân viên có chuyên môn được tham gia xem xét hồ sơ xin việc, đừng xem nhẹ việc kiểm tra hồ sơ vì đó là công việc tương đương với việc khai thác mỏ, mệt mỏi, mất thời gian, … nhưng nếu cẩn thận, bạn sẽ tìm được viên ngọc sáng.
Đừng quan tâm quá nhiều đến hình thức trình bày CV nếu như công việc tại vị trí tuyển dụng không yêu cầu điều đó vì có thể CV đó không phải do ứng viên thực thụ viết đâu.
Một mẫu CV xin việc đạt chất lượng là mẫu CV ghi rõ kinh nghiệm làm việc của ứng viên, kỹ năng làm việc, CV không ghi chung chung, mơ hồ. Việc lọc kỹ CV cũng giúp bạn rất nhiều khi phỏng vấn ứng viên vì bạn đã biết trước phần nào về họ, chuẩn bị sẵn thắc mắc cho họ,…
Để hạn chế thời gian tốn vào những ứng viên không phù hợp, bạn cần có một danh sách những việc không đạt để loại hồ sơ xin việc của ứng viên, một số tiêu chí có thể được lọc bằng những người không có chuyên môn:
- Giới hạn số năm kinh nghiệm tối thiểu
- Giới hạn độ tuổi từ X tới Y
- Mục tiêu không rõ ràng (không quan trọng lắm, nhưng cần khi tuyển vị trí cấp cao)
- Trình bày CV (nếu công việc yêu cầu)
- Số năm làm việc chia cho số công ty đã làm (đánh giá mức độ nhảy việc)
- Bằng cấp
Danh sách chỉ tiêu loại trừ cần xem xét cẩn thận để tránh mất ứng viên tiềm năng.
.jpg)
7. Liên hệ với ứng viên mời phỏng vấn
Đây là kỹ năng lợi thế của mọi nhà tuyển dụng nhân sự. Những điểm quan trọng là:
- Gây ấn tượng trong vài giây đầu tiên: chỉ vài giây nhưng bạn cần cung cấp nội dung chuẩn bị nói là gì, độ chuyên nghiệp của bạn.
- Giữ ấn tượng chuyên nghiệp xuyên suốt cuộc trò chuyện kể cả khi ứng viên từ chối.
- Mục đích của cuộc gọi là mời ứng viên tới phỏng vấn, do đó cần xác nhận được ứng viên sẽ tới công ty hay không, vào thời gian nào, tránh mất thời gian không cần thiết.
- Chuyên nghiệp hơn, sau cuộc gọi hãy gửi mail cho ứng viên xác nhận lại buổi phỏng vấn đảm bảo diễn ra, đúng thời điểm và đúng địa chỉ.
8. Phỏng vấn hiệu quả
Phỏng vấn là khâu quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Để tiết kiệm thời gian cho phỏng vấn bạn cần:
- Cùng những người có chuyên môn liệt kê chi tiết và lưu những câu hỏi về lĩnh vực đang tuyển dụng, đừng phỏng vấn nếu chưa cảm thấy thật sự sẵn sàng.
- Cho ứng viên điền form câu hỏi cơ bản (cũng để giải quyết vấn đề ứng viên tới quá sớm).
Hãy chắc chắn rằng bạn đã xem kỹ hồ sơ xin việc của ứng viên cần tuyển để có thể đưa ra những câu hỏi phỏng vấn hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Tạo ấn tượng với ứng viên về độ chuyên nghiệp ngay từ giây phút đầu tiên. Trước khi bắt đầu hãy giúp ứng viên bớt căng thẳng bằng cách hỏi họ có muốn dùng gì trước khi bắt đầu không hay những lời giới thiệu ngắn gọn về những người tham gia phỏng vấn.
Tập trung vào những câu hỏi phỏng vấn trọng tâm, cần thiết, thay vì hỏi không liên quan.
Những câu hỏi phỏng vấn nên là câu hỏi mở thay vì hỏi đúng sai, để trao cơ hội được trình bày cho ứng viên từ đó khai thác nhiều thông tin, đặc điểm từ họ.
Một mẹo nhỏ bạn có thể sử dụng khi muốn kiểm tra độ chân thành của ứng viên đại loại như “tôi có thể gọi tới công ty cũ của bạn để xác nhận hay không?”
Đặt câu hỏi phỏng vấn dựa theo những yêu cầu ban đầu bạn đã liệt kê trước đó, không bàn luận tranh cãi với người chuyên môn trong buổi phỏng vấn.
Trước khi kết thúc buổi phỏng vấn luôn hỏi: “Bạn có cần biết gì thêm hay không?”, bạn sẽ biết được nếu họ thật sự quan tâm tới công ty và công việc thông qua những câu trả lời của họ.
Chia sẻ chi tiết về vị trí tuyển dụng nhân sự và công ty khi bạn chắc chắn rằng ứng viên đó đúng là người mình cần tuyển.
Giữ ấn tượng chuyên nghiệp đến cuối cùng bằng cái bắt tay với ứng viên.
Một số câu hỏi phỏng vấn cần thiết:
- Lý do tại sao mà bạn quyết định từ bỏ công việc hiện tại?
- Lí do gì khiến bạn không có việc làm trong thời gian qua?
- Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
- Trình bày công việc mà bạn cho là thành công nhất trước đây
- Những tình huống khó khăn trong công việc mà bạn đã từng gặp là gì?
- Vì sao chúng tôi cần tuyển bạn?
- Những điều bạn nghĩ là cản trở công việc của bạn ở công ty cũ là gì?
- Mục tiêu nghề nghiệp trong 10 năm tới của bạn là gì?
- Môi trường làm việc lý tưởng mà bạn mong muốn là gì?
- Nếu được tuyển, bạn sẽ làm những gì trong 90 ngày đầu?
- Đôi khi công việc yêu cầu bạn làm việc vào cuối tuần, bạn có đồng ý không?
- Nếu được nhận vào vị trí công việc này thì bao giờ bạn có thể tới làm việc?
- Bạn đã từng cho nhân viên nghỉ việc hay chưa? Lý do bạn cho nghỉ là gì? Cách bạn thực hiện như thế nào? (dành cho các ứng viên ứng tuyển vị trí cấp cao)
- Bạn thường gặp khó khăn gì trong quá trình quản lý nhân viên? (dành tuyển vị trí cấp cao)
- Bạn có câu hỏi nào muốn hỏi không?
9. Tìm người tiềm năng nhất
Sau phỏng vấn là quá trình chọn lọc tiếp theo để tìm ra ứng viên phù hợp nhất. Ứng viên phù hợp và tiềm năng là người có đủ kinh nghiệm, kỹ năng làm việc, tính cách và thái độ làm việc đạt yêu cầu.
Bạn có thể nhận biết ứng viên tiềm năng bằng cách mời họ tiếp tục phỏng vấn lần II, lần III và nếu họ thấy muốn làm ở công ty bạn, họ sẽ không cần cân nhắc mà sẽ đến, hoặc bạn có thể đặt câu hỏi “tại sao bạn lại chọn công ty chúng tôi?”, nếu họ thật sự muốn làm việc với bạn, họ sẽ cho bạn câu trả lời thuyết phục.
Hãy bắt đầu lập một thang điểm 1-10 nếu bạn chưa có và đánh giá ứng viên theo đó. Điều này làm bạn dễ dàng sắp xếp ứng viên hơn, và luôn nhớ đánh giá cùng với người có chuyên môn tham dự phỏng vấn.
10. Cân nhắc cẩn thận khi quyết định tuyển dụng nhân sự
Đừng tốn thời gian đắn đo chọn lựa người này người kia, việc đó chỉ làm bạn rối và dẫn đến tuyển dụng sai. Cân nhắc thật cẩn thận không đồng nghĩa là bạn kéo dài thời gian suy nghĩ mà là cân nhắc ngay khi còn ấn tượng với ứng viên đó, có đủ yếu tố để có thể đưa ra quyết định dứt khoát.
Quyết định ở đây là quyết định làm gì tiếp với ứng viên bạn thấy ưng ý chứ chưa phải quyết định sẽ nhận ứng viên đó vào làm vì như vậy là tuyển dụng gấp. Việc này rủi ro cao như đã nói ở trên vì có thể chọn sai người.
11. Thỏa thuận mức lương hợp lý
Mỗi công ty đều có bảng lượng cho từng vị trí trong công ty đó, và cho cả vị trí thử việc. Khi tìm thấy ứng viên tài năng thì bạn đừng ngần ngại đưa ra mức lương tốt cho họ, có thể mức lương đó nhiều hơn của những nhân viên khác đang làm tốt trong công ty, nhưng những ứng viên tài năng xứng đáng điều đó và họ luôn mang lại lợi nhuận cao hơn nhiều so với mức lương bạn trả.
Tuy nhiên nếu ứng viên chưa đủ tài năng để tăng mức lương lên cao, thì bạn cũng đừng thỏa thuận giảm mức lương căn bản xuống vì điều này sẽ chỉ mang lại cho ứng viên ấn tượng xấu đến công ty, doanh nghiệp của bạn thôi.
Kết luận:
Tuyển dụng nhân sự là một vấn đề đau đầu, nhưng đó chỉ là nếu như bạn chưa có đủ kinh nghiệm tuyển dụng và kỹ năng tuyển dụng. Chuẩn bị kỹ càng trước khi làm một điều gì đó không bao giờ là thừa. Công tác tuyển dụng là một quá trình tốn nhiều thời gian vì vậy hãy lên kế hoạch tỉ mỉ trước để sẵn sàng tìm kiếm nhân tài. Hy vọng rằng các quy trình tuyển dụng như trên sẽ giúp bạn hoàn thành tốt trong công việc phụ trách đầu vào nhân sự của công ty, doanh nghiệp mình!