1. Tiêu đề email xin việc
Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp có thể xảy ra:
-
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty”.
Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Tôi khuyên các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nhé!
-
Trường hợp 2: nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!
2. Nội dung email xin việc
2.1. Phần mở đầu
Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự.
Có 2 trường hợp có thể xảy ra:
-
Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị - Tên phòng ban
Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Tình - Bộ phận tuyển dụng
-
Bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận. Với trường hợp này bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận - Tên Công ty
Chẳng hạn:Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - Công ty TNHH Hoa Hòa Bình
2.2. Phần nội dung
Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:
-
Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn
-
Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
-
Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển
2.3. Phần kết
Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cam rơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn
.
3. Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
-
Họ và tên
-
Số điện thoại
-
Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
-
Nghề nghiệp (nếu có)
Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo chữ kỹ trong email:
-
Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
-
Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
-
Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email chuyên nghiệp rồi phải không nhỉ?
4. Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.
5. Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:
-
Tên email
-
Tên hiển thị email
-
Tiêu đề email
-
Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
-
Nội dung email
-
Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
Và tôi có một danh sách những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email xin việc của mình:
-
Phần “Kính gửi” nên được in đậm
-
Văn phong nên trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
-
Đừng bao giờ mắc phải lỗi “SAI CHÍNH TẢ” bạn nhé
Bạn hãy cố gắng kiểm tra kỹ để đảm bảo có một email xin việc chuẩn và hay nhé!