Phong cách giao tiếp là gì?
Phong cách giao tiếp ở nơi làm việc là cách bạn chia sẻ ý tưởng, thông tin, các vấn đề với đồng nghiệp, bao gồm cả giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ. Phong cách giao tiếp thường dựa trên những tích cách chủ đạo của một người và quyết định cách nói, hành động và phản ứng trong nhiều tình huống khác nhau. Khi các cá nhân thể hiện những phong cách giao tiếp khác nhau rất dễ xảy ra xung đột hoặc hiểu lầm.
Do vậy, hiểu được đặc điểm và xu hướng của từng phong cách sẽ giúp mọi người tương tác với nhau hiệu quả hơn. Đồng thời mang đến những lợi ích như:
– Tạo sự tin tưởng: Giao tiếp tốt và lòng tin thường song hành với nhau. Nếu giao tiếp hiệu quả, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tích cực với người khác.
– Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh: Thích ứng với phong cách giao tiếp của mọi người sẽ góp phần tạo nên văn hóa làm việc tích cực khi tất cả đều cảm thấy được lắng nghe và thể hiện khả năng của mình.
– Giảm xung đột: Hiểu được các kiểu giao tiếp khác nhau sẽ giúp bạn dễ đồng cảm với cảm xúc của người khác và hạn chế hiểu lầm.
4 phong cách giao tiếp chính ở môi trường công sở
Mỗi người sẽ có những nhu cầu và sở thích riêng khi làm việc với người khác. Phổ biến nhất là 4 phong cách giao tiếp sau:
1. Phong cách giao tiếp thụ động (Passive Communication)
Những người có phong cách này thường im lặng và không thu hút sự chú ý từ mọi người. Họ thường thờ ơ trong các cuộc tranh luận, hiếm khi bày tỏ, bảo vệ lập trường hoặc thể hiện bản thân. Ngoài ra, họ cũng ít chia sẻ nhu cầu hoặc bày tỏ cảm xúc của mình, vì vậy sẽ khó có thể biết lúc nào họ cảm thấy không thoải mái hoặc cần trợ giúp trong công việc. Bạn có thể xác định một người có phong cách giao tiếp thụ động nếu họ có xu hướng như:
– Miễn cưỡng lên tiếng.
– Có vẻ dễ tính.
– Tránh tiếp xúc bằng mắt.
– Dễ dàng nói xin lỗi.
– Thiếu tự tin.
– Lời ăn tiếng nói nhỏ nhẹ.
– Bồn chồn khi tham gia các cuộc họp hay thảo luận.
Cách tương tác với người giao tiếp thụ động
– Bắt đầu các cuộc trò chuyện trực tiếp 1-1 vì với họ thích tương tác riêng tư, cảm thấy thoải mái hơn so với trò chuyện nhóm.
– Tạo cơ hội để họ nói lên ý kiến vì họ sẽ không chủ động lên tiếng. Tuy nhiên tránh gây áp lực hoặc đưa họ vào thế khó buộc phải nói chuyện.
– Sử dụng các câu hỏi mở để cho họ nhiều thời gian trả lời hơn.
– Thể hiện sự đánh giá cao về ý tưởng hay đóng góp của họ.
– Thân thiện, cởi mở để họ cảm thấy thoải mái khi tiếp xúc.
Phải làm gì nếu bạn là người giao tiếp thụ động?
– Tìm kiếm những cơ hội mà bạn cảm thấy thoải mái lên tiếng. Theo thời gian, bạn sẽ thấy rằng việc cởi mở chia sẻ suy nghĩ sẽ tạo cơ hội cho những tương tác tích cực.
– Đặt mục tiêu giao tiếp cụ thể cho bản thân, chẳng hạn như phát biểu trong cuộc họp, phản hồi lại ý kiến của người khác…
– Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và trực tiếp để bày tỏ suy nghĩ, ý tưởng. Tránh dùng ngôn từ quá tôn trọng hoặc yếu thế sẽ làm giảm trọng lượng thông điệp của bạn.
– Luyện tập những gì bạn muốn nói để nâng cao sự tự tin.
– Mỗi khi cảm thấy rụt rè, thiếu tự tin và lo lắng người khác sẽ không coi trọng ý tưởng của mình, hãy tự nhắc nhở về thành tích, khả năng của bản thân và nhớ rằng bạn xứng đáng cũng như có quyền phát biểu ý kiến.
2. Phong cách độc đoán (Aggressive Communication)
Những người giao tiếp độc đoán thường xuyên bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc và có xu hướng thống trị các cuộc trò chuyện, gây bất lợi cho người khác. Họ cũng có thể phản ứng trước khi kịp suy nghĩ, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các mối quan hệ và làm giảm năng suất ở nơi làm việc. Mặc dù phong cách này sẽ phù hợp trong một số tình huống lãnh đạo nhất định nhưng thường gây ra sự sợ hãi đối với nhân viên. Một vài dấu hiệu của phong cách giao tiếp độc đoán như:
– Chen ngang khi người khác đang nói.
– Xâm phạm không gian cá nhân.
– Giao tiếp thẳng thắn và trực tiếp, đôi khi đến mức thiếu tế nhị, thậm chí thô lỗ.
– Sử dụng ngôn ngữ cơ thể mạnh mẽ để khẳng định sự thống trị.
– Chống lại sự thỏa hiệp và cố gắng đưa ra quan điểm để đảm bảo mọi việc được thực hiện theo cách của họ.
– Công kích cá nhân nhằm khẳng định ưu thế hoặc ngược lại sẽ phòng thủ khi bị chất vấn, thách thức.
Theo nghiên cứu cho thấy những người đàn ông có phong cách giao tiếp độc đoán thường được khen ngợi vì tích cực theo đuổi mục tiêu. Trong khi đó phụ nữ có phong cách giao tiếp này lại bị đánh giá tiêu cực hơn.
Cách tương tác với người giao tiếp độc đoán
– Cố gắng bình tĩnh trước sự hung hãn của đồng nghiệp, nếu phản ứng bằng sự tức giận hoặc phòng thủ có thể kiến tình hình trở nên căng thẳng hơn. Do đó nên duy trì thái độ chuyên nghiệp và tránh tham gia vào các cuộc tấn công cá nhân.
– Tập trung giải quyết vấn đề đang được thảo luận thay vì phản ứng trước sự gây hấn.
– Truyền đạt rõ ràng và đặt ranh giới. Hãy cho người đó biết rằng bạn mong muốn nhận được sự tôn trọng và không tham gia vào các cuộc tranh luận gay gắt.
– Cố gắng đồng cảm, hiểu lý do dẫn đến sự hung hăng của người đồng nghiệp.
– Biết khi nào nên bỏ đi khi họ trở nên quá tiêu cực.
Phải làm gì nếu bạn là người giao tiếp độc đoán?
– Xác định những yếu tố, cảm xúc và tình huống gây ra phản ứng hung hăng.
– Khi bạn cảm thấy muốn phản ứng, hãy tạm dừng và hít một hơi thật sâu để lấy lại sự bình tĩnh.
– Chú ý lựa chọn ngôn từ thể hiện sự tôn trọng đối phương.
– Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được cảm xúc và đồng cảm với họ hơn.
– Nếu trước đây bạn đã có hành động hung hăng với ai đó ở nơi làm việc, hãy thừa nhận hành vi và xin lỗi họ.
Phong cách thụ động – độc đoán (Passive – aggressive communication)
Những người có phong cách giao tiếp này bề ngoài có vẻ thụ động nhưng thường có động cơ độc đoán thúc đẩy hành động của họ. Mặc dù lời nói của họ nghe có vẻ dễ chịu nhưng hành động không phải lúc nào cũng giống với những gì họ nói hay còn gọi là “trong ngoài bất nhất”. Họ cũng có thể cố gắng che giấu cảm xúc thật khi nói chuyện hoặc gây ảnh hưởng đến người khác thông qua cảm giác tội lỗi hoặc công kích ngầm. Một số biểu hiện của phong cách giao tiếp thụ động – độc đoán như:
– Phê bình ngầm bằng cách dùng những lời mỉa mai, khen ngợi trái chiều hoặc thái độ thiếu tôn trọng để gián tiếp chế nhạo, chỉ trích người khác.
– Thay vì giao tiếp rõ ràng, họ thường im lặng hay giấu đi những thông tin quan trọng như một cách thể hiện sự không hài lòng.
– Phàn nàn với đồng nghiệp hoặc cấp trên để nhận được sự đồng cảm hoặc hỗ trợ thay vì giải quyết vấn đề trực tiếp. Họ có thể tự coi mình là nạn nhân, trốn tránh trách nhiệm về hành vi thụ động – hung hăng của mình.
Cách tương tác với người giao tiếp thụ động – độc đoán
– Đưa ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể, cố gắng không dùng thông tin mập mờ, dễ gây hiểu nhầm vì họ có thể bóp méo chúng để chống lại bạn.
– Đáp lại hành vi của họ bằng sự bình tĩnh và chuyên nghiệp. Tránh thể hiện phản ứng thất vọng hoặc hung hăng, điều này chỉ khiến họ có lý do để tiếp tục phản ứng hung hăng hơn.
– Yêu cầu họ đưa ra phản hồi để khuyến khích sự giao tiếp trung thực.
– Nói chuyện trực tiếp với họ về những hành vi đã gây ra. Đồng thời cân nhắc liên hệ với cấp quản lý nếu cuộc trò chuyện không đi đến kết quả tích cực.
Làm thế nào nếu bạn là người có phong cách giao tiếp thụ động – độc đoán?
– Nhận biết và chấp nhận xu hướng giao tiếp của bản thân, đồng thời hiểu những tác động tích cực của chúng đối với các mối quan hệ.
– Cố gắng bày tỏ quan điểm trực tiếp và trung thực.
– Chú ý đến đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể theo cách tôn trọng, hợp tác.
– Thay vì sử dụng những hành vi gây hấn thụ động, hãy tìm những cách khác nhẹ nhàng hơn để bày tỏ sự bất đồng với đồng nghiệp.
Phong cách giao tiếp quyết đoán (Assertive communication)
Đây là kiểu giao tiếp tôn trọng và hiệu quả nhất ở nơi làm việc. Những người có phong cách này thường chia sẻ suy nghĩ tự tin nhưng luôn tôn trọng và lịch sự. Họ sẵn sàng đón nhận thử thách nhưng biết cách nói “không” khi cần thiết. Đồng thời hiểu giới hạn của bản thân, bảo vệ chính mình, không hành động quá độc đoán hoặc phòng thủ. Phong cách giao tiếp quyết đoán thể hiện qua:
– Hợp tác, chia sẻ và động viên để nuôi dưỡng các mối quan hệ lành mạnh với các thành viên khác.
– Ngôn ngữ cơ thể cởi mở, thoải mái.
– Tôn trọng mọi người.
Cách tương tác với người giao tiếp quyết đoán
– Tránh vòng vo, nên đi thẳng vào vấn đề khi tương tác với họ.
– Tôn trọng quan điểm của họ và cùng trao đổi ý tưởng.
– Đưa ra phản hồi rõ ràng, thẳng thắn, mang tính xây dựng.
Làm thế nào nếu bạn là người có phong cách giao tiếp quyết đoán?
Mặc dù phong cách giao tiếp này gần như là “hoàn hảo” nhưng một số chiến lược dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình hơn nữa:
– Linh hoạt và cởi mở trước ý tưởng của người khác.
– Có khả năng thích ứng với từng tình huống yêu cầu phong cách giao tiếp khác nhau.
– Kiên nhẫn và bình tĩnh đối với những người thích vòng vo.
Với những thông tin trên, hy vọng sẽ giúp bạn đọc xác định được phong cách giao tiếp của bản thân và người khác để trao đổi đúng cách cũng như tương tác với đồng nghiệp tốt hơn.